Hacienda recuerda las tres reglas clave para que los autónomos puedan deducir gastos en la Renta 2026
Cada año, miles de contribuyentes en nuestro país deben presentar ante Hacienda sus declaraciones de IRPF y Patrimonio durante la campaña de la Renta, que en 2026 se desarrollará del 8 de abril al 30 de junio para liquidar el ejercicio fiscal de 2025. En este proceso, los declarantes pueden reducir su factura fiscal mediante diversas deducciones relacionadas con vivienda, trabajo, familia o eficiencia energética, además de los beneficios autonómicos que cada comunidad aplica y que pueden rebajar de forma notable el importe final.
Los autónomos también pueden acogerse a una serie de ventajas fiscales que les permiten restar determinadas cantidades del resultado de la declaración y, por tanto, disminuir el pago o aumentar la devolución. Pero la Agencia Tributaria mantiene criterios estrictos —y cada vez más controlados— sobre qué costes son admisibles.
Tres condiciones indispensables
Para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir tres requisitos de forma simultánea. El primero es la vinculación directa con la actividad económica. El desembolso ha de ser necesario para generar ingresos y estar claramente conectado con el negocio. Un diseñador gráfico puede incluir la compra de un ordenador o licencias de software; un fontanero, herramientas o desplazamientos profesionales. Cuando la relación no es evidente, Hacienda suele aplicar un criterio restrictivo y rechazar la deducción.
El segundo requisito es la justificación documental. La operación debe acreditarse mediante una factura completa y válida, con todos los datos exigidos por la normativa: identificación del emisor, concepto detallado, importe, desglose de impuestos, fecha, entre otros. Además, la Administración puede solicitar pruebas adicionales —justificantes de pago, contratos o presupuestos— si duda de la realidad o del carácter profesional del gasto. La carga de la prueba recae siempre en el contribuyente.
El tercer requisito es el registro contable. Los autónomos en estimación directa están obligados a reflejar ingresos y gastos en sus libros oficiales. Si un coste no aparece anotado, puede perderse el derecho a deducirlo, incluso aunque exista factura y esté relacionado con la actividad. En el caso de que un autónomo, por ejemplo, compre material de oficina, guarde la factura pero olvide incluir ese gasto en su libro de registro, podría perder el derecho a deducírselo.
Los gastos más conflictivos
Más allá de estas reglas generales, existen partidas tradicionalmente conflictivas con la Administración por su difícil acreditación.
La manutención es uno de los ejemplos más habituales. Solo se admite en circunstancias concretas: cuando el gasto se realiza en establecimientos de hostelería, se paga por medios electrónicos y está vinculado a la actividad. Aun cumpliendo estos requisitos, suele ser objeto de comprobación.
El uso del vehículo también plantea conflictos. Salvo en profesiones donde el coche es imprescindible —transportistas o comerciales—, demostrar una afectación exclusiva al negocio resulta complejo. En muchos casos se considera que existe utilización mixta, lo que limita o impide la deducción.
También la ropa ofrece problemas. Únicamente es aceptada cuando se trata de vestimenta específica o equipos de protección propios del oficio. La ropa de uso cotidiano, aunque se emplee para trabajar, no suele considerarse gasto profesional.
En el caso de quienes desarrollan su actividad desde casa, los suministros del hogar pueden deducirse parcialmente. Sin embargo, es necesario calcular el porcentaje de superficie afecto a la actividad y aplicar correctamente la proporción correspondiente.
El endurecimiento de los controles implica que intentar deducir conceptos dudosos puede traducirse en requerimientos o sanciones. En un contexto de mayor vigilancia fiscal, los asesores recomiendan aplicar un criterio conservador y mantener una contabilidad ordenada y coherente con la realidad del negocio.