Счет-фактура на аванс: образец 2025 года
В каких случаях выставляется авансовый счет-фактура
При получении предоплаты (в том числе в неденежной форме) продавец обязан выставить счет-фактуру и зафиксировать его в книге продаж. Это правило действует для любых авансов, полученных в счет будущих поставок.
Образец счета-фактуры на авансСкачать бесплатно
Выставление счетов-фактур на аванс не требуется в случаях, перечисленных в таблице.
Ситуация
Пример
Компания освобождена от НДС
ООО «Альфа» получило освобождение по ст. 145 НК РФ. Получив аванс 300 тыс. руб. на ремонтные работы, счет-фактуру не выставляет
Операция не облагается НДС или применяется нулевая ставка
ООО «Альфа» получило аванс 500 тыс. руб. за протезно-ортопедические изделия (не облагается НДС по ст. 149 НК РФ)
Предоплата получена за товары (работы, услуги) с длительным циклом производства (более 6 месяцев)
ООО «Альфа» получило аванс 2 млн руб. за изготовление специализированного оборудования со сроком производства 18 месяцев
Отгрузка произойдет в том же квартале, что и получение аванса
20.08.2025 г. получен аванс 400 тыс. руб., отгрузка запланирована на 10.09.2025 г. (оба события в III кв. 2025)
Для УСН 5% или 7% действует особый порядок: счет-фактуру можно выставить не на всю сумму аванса, а только на ту часть, которая не закрыта отгрузкой по итогам квартала (письмо ФНС от 17.10.2024 г. № СД-4-3/11815@).
Форма счет-фактуры на аванс
Форма счет-фактуры на предоплату утверждена постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. №1137. Документ на бумажном носителе составляется в двух экземплярах. Допускается заполнение:
полностью от руки;с использованием компьютера;частично в электронном виде, частично рукописно.
Читайте подробнее в Системе Главбух, по какой форме и формату составлять счет-фактуру на аванс.
Основная масса плательщиков НДС формирует счет-фактуры на аванс в электронном виде по форме, предусмотренной в учетных системах. Независимо от способа заполнения, документ должен строго соответствовать утвержденной форме:
сохранять последовательность реквизитов;включать все обязательные показатели;не содержать лишних данных.
Для выставления авансового счета-фактуры в электронном виде требуется согласие обеих сторон сделки – и продавца, и покупателя. При этом у контрагентов должно быть техническое обеспечение, позволяющее корректно формировать, передавать и принимать такие документы. ЭДО может подключаться внутри учетной системы (например, 1С:Бухгалтерия) или компания вправе использовать внешние системы (СБИС, Контур и т.д.). Важно, чтобы у принимающей стороны присутствовали возможности приемки в электронном виде.
Скачайте образец соглашения о взаимном выставлении счетов-фактур и УПД в электронном виде.
С 1 апреля 2025 года все налогоплательщики обязаны формировать электронные счета-фактуры и УПД исключительно в формате 5.03 (приложение 1 к приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Бумажные формы счета-фактуры и УПД остаются без изменений. Подробнее об этом изменении читайте в материале Системы Главбух.
Когда выставлять счет-фактуру на аванс
Авансовый счет-фактуру нужно выставить в течение пяти календарных дней со дня получения предоплаты (полной или частичной) в счет предстоящих поставок товаров, работ, услуг, передачи имущественных прав. Дату поступления аванса включите в пятидневный срок.
Если последний день срока выставления счета-фактуры на аванс приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Минфина от 18.10.2018 № 03-07-14/74899).
Как заполнить счет-фактуру на аванс в 2025 году
При оформлении счетов-фактур на аванс необходимо указать обязательные реквизиты в соответствии с п. 5.1 ст. 169 НК РФ и Правилами заполнения счета-фактуры (утв. Постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011).
Обязательные реквизиты в СФ на аванс:
Номер и дата (строка 1) – указываются порядковый номер и дата составления документа.
Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–2б, 6–6б):наименование,адрес,
ИНН/КПП.
Реквизиты платежного документа (строка 5). Если аванс перечислен несколькими платежами, укажите реквизиты каждого (письмо Минфина от 28.03.2007 № 03-02-07/1-140). При безденежной форме расчета (бартер, взаимозачет) ставится прочерк.
Валюта платежа (строка 7) – например, «российский рубль».
Идентификатор госконтракта (строка 8) – при наличии. Если номер отсутствует, ставится прочерк.
Какие поля можно оставить пустыми
В счетах-фактурах на аванс от поставщиков допускается проставлять прочерки в следующих полях (п. 4 Правил):
«Грузоотправитель и его адрес» (строка 3),
«Грузополучатель и его адрес» (строка 4),
«Документ об отгрузке» (строка 5а),графы 2–6 и 10–13 табличной части.
Соблюдение этих правил при оформлении счетов-фактур на аванс поможет избежать претензий со стороны налоговых органов.
Образец заполнения счет-фактуры на аванс 2025 год
Между ООО «Альфа» и ООО «Гермес» заключен договор поставки №234 от 2 июля 2025 г. Согласно условиям договора ООО «Альфа» обязуется привести покупателю станок из Китая. Предоплата за станок должна прийти не позднее 15 июля 2025 года. Поставка планируется только в октябре 2025 года. 11 июля на счет поставщика поступает предварительная оплата в размере 2 млн рублей. Обязанность поставщика – выставить счет-фактуру в пятидневный срок, поскольку отгрузка не произойдет в квартале получения предварительной оплаты.
Бухгалтер поставщика заполняет реквизиты документа.
Реквизит
Пример
Дата
11 июля 2025 г.
Номер
3
Продавец
ООО «Альфа»
Адрес продавца
123456, г. Москва, ул. Набережная, д. 17
ИНН/КПП продавца
7799461221/779901001
Грузоотправитель, его адрес; грузополучатель, его адрес
Оставляем пустыми или проставляем прочерки
К платежно-расчетному документу
123 от 11.07.2025 г. (документ получения аванса)
Документ об отгрузке
Пусто или прочерк
Покупатель
ООО «Гермес»
Адрес покупателя
654321, г. Москва, ул. Речная, д. 11, стр. 6
ИНН/КПП покупателя
7799408563/779901001
Валюта (наименование, код)
Российский рубль, 643
Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)
Оставляйте пустой, если нет данных для заполнения
В табличной части счет-фактуры на аванс бухгалтер указывает наименование, например, предварительная оплата. В графе 7 указывается налоговая ставка (20/120), в графе 8 – сумма предъявленного покупателю налога (2 000 000 х 20 / 120 = 333 333,33), в графе 9 – общая сумма полученной предоплаты в счет будущей поставки. Данные суммы налога и стоимости полученного аванса дублируются в итоговой строке.
Ниже смотрите образец счета-фактура на аванс покупателю.
Скачать образец
Счет-фактуру на аванс подписывают руководитель и главный бухгалтер. Для подписи предпринимателя или иного уполномоченного лица предусмотрена отдельная строчка. Первичный документ передается партнеру, чтобы он имел возможность принять к вычету НДС с суммы предварительной оплаты. Соответственно, поставщик отражает счет-фактуру в книге продаж.
Ответы на частые вопросы по счет-фактуре на аванс
Разберем несколько частых вопросов бухгалтеров по теме выставления счет-фактуры на аванс.
Нужно ли оформлять авансовый счет-фактуру при отгрузке в течение 5 дней после оплатыОсновное правило – авансовый счет-фактура не выставляется, если предоплата и отгрузка совершены в одном квартале, в том числе, если период между получением предварительной оплаты и поставкой более 5 дней.
Еще одна особенность. ООО «Альфа» получает регулярную предварительную оплату от ООО «Гермес» в рамках постоянно действующего договора по поставке мебельной фурнитуры. Авансы поступают ежедневно. Законодатели не требуют оформлять счет-фактуру на аванс по каждому входящему платежу в отдельности. Допускается выставить одну счет-фактуру по окончании квартала. Например, по состоянию на 30 сентября 2025 года, чтобы документ отразился в декларации по НДС за 3 квартал.
Воспользуйтесь сервисом для экспресс-проверки ваших счетов-фактур.
Требуется ли оформлять авансовый счет-фактуру при переносе отгрузки на следующий кварталВ рамках долгосрочных договоров с непрерывным графиком поставок оформление авансового счета-фактуры становится обязательным, когда отгрузка товаров (работ, услуг) запланирована на квартал, следующий за периодом получения предоплаты. Это правило действует даже при наличии постоянных договорных отношений, поскольку освобождение от составления документа предусмотрено только при условии, что и аванс, и отгрузка происходят в пределах одного квартала.
Как определить сроки оформления авансового счета-фактурыООО «Альфа» получило аванс в счет будущей поставки за станок 11 июля 2025 года (пятница). Счет-фактуру на аванс компания обязана выставить в периоде с даты получения (11 числа) до 15 июля включительно.
Смотрите полезную видеоинструкцию от Системы Главбух: как заполнить счет-фактуру на аванс.