Опыт компании. FIT EDO: как безбумажный офис ускорил работу автосервисов FIT SERVICE

Клиентам автосервисов, станций шиномонтажа и автомобильных мастерских иногда хотелось бы просто получить качественные услуги, вместо того чтобы заполнять целую стопку документов и хранить их в бардачке. Компании тоже стремятся к тому, чтобы снизить издержки на работу с документами. Но не все современные системы электронного документооборота решают эти задачи. О кейсе международной сети автосервисов FIT SERVICE ─ в нашем материале.

Компании FIT SERVICE давно знакома проблема обработки и хранения огромного количества документов. Подписание бумаг отнимает время и у мастера-приемщика, и у клиента, а хранить тысячи документов становится все сложнее.

Немного цифр: в FIT SERVICE в 2022 году израсходовали более 27 000 пачек бумаги — это более 3000 деревьев! На 302 станциях сети ежедневно печатаются стопки бумаг: диагностические карты, акты, бланк-заказы и т.д.

Чтобы оптимизировать работу с документами, в марте 2023 года сеть автосервисов FIT SERVICE перешла на электронный документооборот с клиентами. Теперь при заказе и принятии работ можно подписывать документы всего в пару кликов на смартфоне. Тратить ресурсы на печать и хранение бумаг больше не нужно. Это стало возможно благодаря интеграции сервиса F.Doc в процессы FIT SERVICE.

F.Doc — это сервис для электронного подписания документов с клиентами и сотрудниками компании. Подписание происходит с помощью простой электронной подписи (ПЭП). Она юридически значима и используется во многих сферах: например, в ритейле, недвижимости, автобизнесе, ремонте и производстве. Все документы, подписанные в F.Doc, хранятся в надежно защищенном архиве, клиенты и сотрудники компании имеют к ним доступ 24/7.

Сотрудники FIT SERVICE работают в единой учетной системе, поэтому для внедрения сервиса была осуществлена бесшовная интеграция, что является одним из конкурентных преимуществ решения F.Doc. Проект FIT EDO упростил документооборот, исключил риск потери документов, а также ускорил клиентский путь. Сервис доступен на всех станциях сети.

"Переход на FIT EDO — это качественно новый уровень операционной деятельности, — комментирует директор по развитию сети FIT SERVICE Александр Гараньков. — Отправку и подписание документов теперь можно выполнять электронно, а клиентам больше не нужно хранить бумажные оригиналы и искать их перед очередной поездкой в автосервис. Подписание реализовано в 1С, к которой сотрудники уже привыкли, поэтому изучать новые программы не пришлось".

Новый процесс подписания документов в FIT SERVICE выглядит так:

мастер-приемщик формирует документы в 1С, инициирует отправку документов на электронное подписание;

F.Doc отправляет документы клиенту — клиент авторизуется по номеру телефона и коду из СМС;

клиент подписывает документы в пару кликов, все изменения отображаются в учетной системе FIT EDO и берутся в работу.

Важно, что цифровые документы в любой момент доступны и сотрудникам сети и клиентам. Все данные хранятся на сервере, клиенты могут открыть их онлайн в любых каналах: в личном кабинет сайта сети СТО, мобильном приложении, чат-боте, FIT IS на станции. Если вдруг обнаружится ошибка или опечатка, можно быстро аннулировать документ и отправить на подписание новую, правильную версию.

"Сервис F.Doc подходит для любых компаний, где требуется подписание документов с клиентами, в том числе и в автобизнесе, — отмечает директор F.Doc Михаил Легченко. — Это удобный и надежный сервис, благодаря которому клиентский путь значительно упрощается. Электронное подписание документов занимает не больше двух минут, что в два-три раза больше классического подписания на бумаге".

На СТО электронно могут подписываться 100% документов, при этом экономится время сотрудников и клиентов. В планах FIT SERVICE — углубленная настройка процессов взаимодействия с клиентами. Например, одна из задач — взаимодействие с клиентом и подключение к FIT EDO еще до приезда на станцию, чтобы снизить нагрузку на мастера-приемщика и ускорить обслуживание.

F.Doc

Наша команда подберет оптимальное решение для вашего бизнеса и ответит на все ваши вопросы

+7 (495) 221-77-71

sales@fdoc.ru

https://fdoc.ru

ЗАО "Центр цифровых сертификатов"

ОГРН 1025403189602

630055, Новосибирская область, город Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309

Реклама