Эксперт рынка рассказал, как повысить эффективность закупок компании в 5 шагов
Есть такое выражение: чтобы увеличить прибыль, нужно двигаться в двух направлениях — больше продавать и меньше тратить.
Александр Гуров подробно рассказал НТА-Приволжье о втором способе — как эффективно уменьшить затраты, улучшить структуру себестоимости и при этом сохранить качество.
- Нововведения, как и любые изменения, возможно, придутся не по душе многим cотрудникам. Кто-то будет убеждать, что процесс закупок в компании отстроен и работает эффективно. И это может быть реальностью на 100 процентов. Но если у вас есть хоть капля сомнения, используйте эту статью как чек-лист для проверки эффективности закупочной деятельности вашей компании. Наш 11-летний опыт и сотрудничество с компаниями разных масштабов, специализации и географии доказал, что конкурентные закупки — это чуть ли самый эффективный инструмент снижения затрат организации, — поделился эксперт.
Шаг первый, кадровый: кто занимает должность руководителя отдела снабжения?
Чтобы организовать процесс закупок максимально эффективно, отдел снабжения должен обеспечить взаимодействие с максимальным количеством поставщиков, соответственно, высокую конкуренцию между ними. Основные требования к руководителю — умение внедрять новые методики, опыт и хорошая репутация в закупках. От начальника отдела требуется собрать вокруг себя честных профессионалов, можно даже без опыта работы в закупках, достаточно, чтобы они были ответственными и технически грамотными.
Шаг второй, контрольный: что нужно лично контролировать собственнику или по каким показателям можно оценивать эффективность закупок?
На наш взгляд, это: среднее количество участников на лот; доля конкурентных процедур в общем числе закупок; уровень закупочных цен до внедрения и после.
Минимальное количество участников в закупке должно быть не менее 3 компаний (если речь не идет об узкой нише, где в принципе ограниченное количество игроков рынка). Через полгода планку можно поднять и до 5 и выше. Показатель этот имеет первостепенное значение, потому что демонстрирует не только качество работы сотрудников, но и всю систему закупок компании.
Показатель номер два — это доля конкурсных закупок в общей доле закупок. Здесь действует правило Парето, согласно которому 20% усилий приносят 80% результата. В данном случае наибольшее поле для экономии следует искать в 20% статей бюджета, которые обычно составляют 80% от его суммы. Именно этим затратам и следует уделить особое внимание. Причем, не в пример предыдущему показателю, этапность здесь не требуется, так что можно сразу обозначить ограничение.
Показатель номер три. Здесь подробно останавливаться нет смысла, цифры скажут сами за себя — выросли цены или нет. Если ваша компания еще не работает на электронных торговых площадках, поручите руководителю отдела, кто кровно заинтересован в увеличении прибыли (это может быть снабжение, тендерный комитет, финансовый или коммерческий директор, руководитель службы экономической безопасности), заняться этим вопросом.
Введите в компании правило, что все закупки на сумму свыше определенной суммы (например, 100 тыс. рублей) будут проводиться только на конкурсной основе, на электронной торговой площадке. Объявите, что через заданный срок (максимум два месяца) все договоры оказания услуг, выполнения работ или поставок, превышающих определенную вами стоимость, будут согласовываться только при проведении конкурентной процедуры. К примеру, наша компания, сама являясь площадкой для проведения закупок, все закупки свыше 5 тыс. рублей проводит на ЭТП.
Шаг третий, избирательный: внимательно подойдите к выбору ЭТП.
На рынке с десяток серьезных ЭТП с разным функционалом, условиями работы, и каждый выбирает площадку под свои потребности. Однако, главным условием снижения цены в закупках все же остается конкуренция. Соответственно, чем больше участников — тем больше конкуренция и возможностей снижения цены без потери качества.
- При этом не стоит воспринимать ЭТП как панацею. Площадка — это инструмент, который дает прозрачность закупки. Также, если площадка предоставляет персонального менеджера, то это возможность проконсультироваться по всем вопросам, оперативно получить информацию, как правильно провести закупку. И все же эффективность закупки процентов на 70 зависит от заказчика — от того, как он использует ЭТП, - подчеркивает Александр Гуров .
На что же следует обратить внимание при проведении закупок на электронной торговой площадке:
- дайте участникам доступ к максимуму информации и как можно раньше – в закупке обязательно укажите стартовую цену, определите и опубликуйте четкие критерии выбора победителя. Чтобы поставщики успели собрать информацию, сделать расчеты, согласовать с руководством цены, назначайте срок проведения закупки не менее 7 рабочих дней. Если вы готовы рассматривать аналоги (эта практика приносит неожиданные приятные результаты), сообщите об этом в техзадании;
- укрупняйте закупочные заявки. Это можно сделать двумя способами. Первый — укрупнить ежемесячную заявку до квартальной, полугодовой или даже годовой. Этот способ не вызывает дополнительной нагрузки на складскую службу и отток денежных средств, так как в договор включается пункт об отгрузках на основании заявок. Второй способ — объединить однотипные закупки различных предприятий в рамках крупного холдинга;
- привлекайте к участию в закупке на площадке поставщиков, с которыми работали или работаете. Попадая в конкурентную среду, они также могут предложить более выгодные условия.
Порочной практикой, по мнению эксперта, является прием предложений вне площадки или отсутствие выбора победителя. Возможно, в одном конкретном случае вы и получите выгоду, но в дальнейшем поставщики просто не будут подавать заявки, понимая, что закупка на площадке — формальность.
- Думаю, для любого руководителя будет не лишним иногда подвергать сомнению чистоту намерений очередного сотрудника, который пришел с предложением работать со "своим", "привычным" поставщиком, не проводя или обходя конкурсную процедуру на ЭТП. Вы уверены, что он заинтересован в выгоде для компании?
Доверьтесь участникам на первом этапе — примите за данность, что все они добросовестны и согласны с определенными в закупке условиями. Даже если попадется обманщик, "безопасники" его раскусят и тогда можно просто заключить договор со следующим участником. Результат — значительная экономия времени, - советует директор торговой площадки.
Также эксперт настаивает на необходимости всегда указывать реальную причину закрытия конкурентных процедур. "Если они адекватны, то и отношение к вам будет соответствующее", - говорит он.
Возможны и отговорки со стороны поставщиков: у нас нет сотрудников, нет ЭЦП, нет денег для обеспечительных платежей и т. д. Можно рассмотреть их на примере ЭТП ONLINECONTRACT. Для работы на этой площадке не нужна цифровая подпись. Участники закупочных процедур, например, по направлению корпоративных закупок, оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. При приобретении годовой лицензии компания может участвовать во всех закупочных процедурах на площадке за 2 375 рублей в месяц. Насколько это высокая цена для получения большого контракта или крупного клиента? На одной чаше весов 2 375 рублей в месяц, а на другой — объем закупочных заявок на сотни и даже миллионы рублей от крупных компаний.
- Учитывая низкую стоимость лицензии, плата за участие окупается после первой же победы. Стоимость работы на ЭТП ONLINECONTRACT в 2 раза ниже средней по рынку, - подчёркивает Александр Гуров.
Шаг четвертый, концептуальный: если вы покупатель, то исключите правило "покупатель всегда прав" — оно работает против вас. Используя это правило, закупщики могут не рассмотреть предложения новых поставщиков с аналогичным, но более дешевым товаром, более современным и технологичным оборудованием и т. д. Главная цель состоит в том, чтобы привлечь как можно больше поставщиков — это «подстегнет» конкуренцию, поднимет качество и снизит цену. Добиться этого поможет система прозрачных и открытых конкурентных закупок.
Шаг пятый, мотивирующий: распределите функции в команде и поощряйте каждого. Перемены всегда болезненны и нужно быть готовым к недовольству со стороны сотрудников. Чтобы переход на новую систему работы с закупками прошел гладко, нужно четко распределить обязанности и ответственность.
Снабженцы формируют конкурсы и заключают договоры. Техспециалисты, строители и бухгалтеры готовят ТЗ, участвуют в конкурсной комиссии и заключают договоры с победителями. Отдел торгов проверяет и раскручивает конкурсы, организует работу конкурсной комиссии, готовит и согласует с вами протоколы конкурсов и аукционов. Юристы разрабатывают типовые договоры. Финансисты сопоставляют предложения с разными сроками оплаты. "Безопасники" проверяют победителей на благонадежность. В итоге поставщиков выбирает вся команда. Нужно дать понять сотрудникам, что от быстрой и четкой работы команды зависит эффективность закупочной деятельности компании.
- В любое время, в особенности в кризис, у владельца компании или его директора всегда должен быть план, как сделать компанию эффективнее. Конкурентные закупки — это один из действенных способов снизить затраты компании. Эти 5 шагов помогут усовершенствовать закупочную деятельность компании, а грамотное использование электронных площадок позволит упростить процесс закупок, - резюмирует эксперт рынка межкорпоративной электронной торговли, директор электронной торговой площадки ONLINECONTRACT Александр Гуров.
Чтобы получить ответы на вопросы по организации и проведению закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефонам: 8-800-555-39-39 или 8(843) 2-696-696.
СПРАВКА.
Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT — площадка №1 на рынке межкорпоративной электронной торговли в Татарстане*, одна из крупнейших ЭТП России.
Количество клиентов площадки — 46 000.
Общий оборот торгово-закупочных процедур — 516 млрд. рублей.
Количество торгово-закупочных процедур — 170 000.
Компания уже более 11 лет помогает предприятиям оптимизировать затраты и находить поставщиков или покупателей в кратчайшие сроки, сохраняя прозрачность и честную конкуренцию процессов закупок и торгов. ЭТП работает по трем направлениям: Корпоративные закупки, Биржевые продукты, Реализация активов и имущества. Организации разного масштаба и географии могут проводить здесь закупки для обеспечения нужд компании, покупать нефтепродукты и продукты нефтехимии у ведущих российских предприятий-производителей напрямую и по справедливой цене, а также покупать или продавать автомобили, металлы, технику, имущество и другие активы предприятия.
*согласно открытым данным электронных торговых площадок