Вернуть время сотрудникам: история автоматизации в Почте России

Почта России — крупнейший федеральный оператор, чья сеть охватывает всю страну. Помимо доставки корреспонденции и посылок, каждое из 38 000 отделений реализует широкий ассортимент сопутствующих товаров — от канцелярских принадлежностей до средств гигиены. В среднем на одно отделение приходится от 400 до 700 SKU. Такой масштаб требует безупречного учёта, особенно при проведении регулярных инвентаризаций.

Задачи, стоявшие перед компанией

Процесс инвентаризации ранее был частично автоматизирован: подготовка документов происходила в «1С: Управление торговлей», но сам пересчёт выполнялся вручную. Сотрудники сверяли фактические остатки с бумажными описями или Excel-файлами, после чего результаты повторно вводились в систему. 

Эта схема порождала несколько критических моментов:

•          Ручной поиск позиций среди сотен наименований занимал значительное время.

•          Ошибки при вводе данных приводили к расхождениям с учётными записями и возврату документов на доработку.

•          Задержки в формировании отчётности мешали своевременному закрытию инвентаризации.

•          Отсутствие офлайн-режима затрудняло работу в удалённых отделениях с нестабильным интернетом.

«Когда мы делали инвентаризацию вручную, основной проблемой был поиск номенклатурной позиции — либо по наименованию, либо по штрихкоду через инвентаризационную опись. Это было неудобно: товары размещены по всему отделению — часть на складе, часть на витрине, — и приходилось постоянно носить с собой пакет документов или возвращаться к компьютеру», — Иван Балашов, руководитель направления автоматизации Почты России.

Именно эта рутинная, но критически важная операция стала отправной точкой для поиска системного решения.

Компания поставила перед собой чёткие цели:

•          Полностью автоматизировать пересчёт ТМЦ и регистрируемых почтовых отправлений (РПО).

•          Исключить использование бумажных носителей и Excel-таблиц.

•          Сократить трудозатраты и минимизировать человеческий фактор.

•          Обеспечить надёжную интеграцию с «1С: УТ 11.1», включая поддержку автономной работы.

•          Реализовать загрузку заданий из 1С, сканирование 1D/2D-штрихкодов, гибкий поиск по любым реквизитам (наименование, артикул, ШК, производитель, группа) и автоматическую выгрузку результатов обратно в учётную систему.

Выбранное решение

Для реализации проекта Почта России выбрала мобильное приложение «Магазин 15» от компании Клеверенс в связке с Сервисом инвентаризации. В качестве аппаратной платформы были задействованы терминалы сбора данных M3 Mobile с предустановленным ПО.

Система позволяет сотрудникам:

•          Создавать документы инвентаризации непосредственно на устройстве.

•          Сканировать штрихкоды или вручную вводить данные, если маркировка повреждена или отсутствует.

•          Сверять фактические остатки с плановыми значениями в режиме реального времени.

«Нам нужно было не просто ПО, а система, которая понимает, что такое инвентаризация с учётом почтовой специфики. И от интегратора мы ждали не банальной установки программы, а того, что он вникнет в суть наших процессов», — Ольга Шабалова, руководитель департамента оптимизации бизнес-процессов, Почта России.

Именно этот запрос лёг в основу технических доработок: каждая функция разрабатывалась как ответ на конкретную операционную задачу — от печати описей до учёта региональных различий в номенклатуре.

В ходе внедрения были реализованы дополнительные функции, учитывающие специфику работы Почты России:

•          Интерфейс, адаптированный под внутреннюю бизнес-логику компании.

•          Сервер печати и автоматическая рассылка отчётов по электронной почте.

•          Поддержка различных типов цен: розничная, закупочная, с НДС и без.

•          Автономный режим работы с последующей синхронизацией при восстановлении соединения.

•          Тестирование совместимости со всеми 82 региональными базами 1С — каждая из которых имеет свои особенности в структуре номенклатуры.

Внедрение проходило поэтапно: сначала пилотный запуск на Дальнем Востоке, затем — постепенное масштабирование по всей сети. На всех этапах сотрудников обучали, они получали методические материалы и оперативную техническую поддержку.

Результаты внедрения

Автоматизация инвентаризации в Почте России изначально рассматривалась как проект с экономическим эффектом, но уже на ранних этапах стало ясно: его ценность выходит далеко за рамки сокращения затрат. Речь идёт о фундаментальном изменении качества работы — от точности учёта до уровня доверия сотрудников к системе. 

Когда рутина перестаёт быть препятствием, появляется пространство для контроля, предсказуемости и уверенности в данных:

•          Время на инвентаризацию сократилось в два раза — это напрямую снижает операционные расходы.

•          Бумажные описи полностью исключены из рабочего процесса.

•          Ошибки при пересчёте практически устранены, что ускорило согласование документов в бухгалтерии.

•          Инвентаризационные документы формируются автоматически и сразу передаются в 1С.

•          Учёт ТМЦ и РПО стал прозрачным и актуальным — даже в условиях отсутствия интернета, благодаря локальному хранению данных и последующей синхронизации.

«Внедрение “Магазина 15” и терминалов сбора данных позволило нам почти вдвое сократить затраты на проведение инвентаризации. Теперь мы знаем, что всё под контролем. Автоматизация обеспечила прозрачный учёт товаров и отправлений», — Елена Гайдаенко, руководитель проекта со стороны Почты России.

Технологии, которые «понимают» бизнес

За технической стороной проекта — сканированием штрихкодов, синхронизацией данных, офлайн-режимом — стоит более глубокая задача: превратить каждый товар и каждую посылку в учётный объект с полной историей. Раньше инвентаризация фиксировала факт наличия или отсутствия. Теперь она формирует непрерывный цифровой след, который позволяет понять причину расхождений.

«Самое сложное было — научить систему думать, как ревизор. Теперь у каждого товара и каждой посылки есть цифровой паспорт».

Анастасия Коваленко, руководитель проектов Клеверенс: «Этот подход позволил свести интерфейс к трём ключевым операциям — инвентаризация по заданию, по факту и сверка —и упростить освоение новой системы для сотрудников без технического опыта. Нагрузочное тестирование, имитирующее работу с 1500 SKU за смену и нестабильным сигналом, подтвердило надёжность решения даже в удалённых регионах».

Сегодня инвентаризация выстроена следующим образом:

•          Из «1С: Управление торговлей» на ТСД загружается задание — список ТМЦ или РПО, подлежащих пересчёту.

•          Сотрудник сканирует штрихкоды. Система мгновенно сравнивает фактические данные с плановыми и визуально выделяет расхождения.

•          Если штрихкод не читается, можно ввести параметры вручную — поиск доступен по любому реквизиту: наименованию, артикулу, ШК (ШПИ), производителю или группе.

•          После завершения пересчёта документ отправляется на сервер, где автоматически формируются опись и сличительная ведомость.

•          Результаты синхронизируются с 1С, а бумажные копии остаются только для подписи и передачи в бухгалтерию.

Если интернет недоступен, ТСД сохраняет все данные локально. При возвращении в отделение или появлении связи информация загружается в систему без потерь. Такой подход превратил ТСД в универсальное средство контроля технологических процессов — от проверки маркировки до фиксации отклонений в работе отделений.

Не только экономия, но и уверенность

Цифры говорят сами за себя, но за ними стоят реальные изменения в повседневной работе тысяч сотрудников. Сокращение времени на инвентаризацию — важный показатель, однако для Почты России ключевым стал другой результат: исчезновение неопределённости. Когда каждый этап процесса становится предсказуемым, а данные — достоверными, появляется уверенность в контроле.

«Внедрение позволило почти вдвое сократить затраты на инвентаризацию».

Иван Балашов, руководитель направления автоматизации: «Но главный результат — в изменении качества работы. Сотрудники больше не тратят время на поиск позиций в бумагах и повторный ввод в систему. Они видят актуальные остатки прямо на экране устройства и уверены, что данные попадут в учёт без искажений».

«Мы действительно хотели упростить жизнь нашим людям. Теперь мы знаем, что всё под контролем. Учёт стал прозрачным — мы чётко видим движение товаров и отправлений», — Елена Гайдаенко, руководитель проекта со стороны Почты России.

ТСД быстро стали не только инструментом инвентаризации, но и помощником в проверке соблюдения внутренних регламентов.

Что показал опыт масштабного внедрения

Масштабные проекты сами по себе — вызов. Но настоящая сложность лежала не в количестве отделений, а в разнородности условий: 82 региональные базы 1С с уникальной структурой номенклатуры, тысячи сотрудников с разным уровнем цифровых навыков, удалённые пункты без стабильного интернета. И, конечно, привычка — сильнее любой инструкции. Многие изначально восприняли ТСД как дополнительную нагрузку, а не как облегчение.

Тем не менее проект удался. И ключ к успеху заключался не столько в технике, сколько в подходе:

•          Простота стала приоритетом.

Интерфейс свели к трём операциям, потому что в условиях высокой загрузки каждый лишний клик — потеря времени и концентрации.

•          Решения рождались в диалоге.

Команда Клеверенса участвовала в тестировании, адаптировала функции под реальные сценарии и быстро реагировала на замечания с мест. Поддержка шла параллельно внедрению. Обучение, чек-листы, горячая линия — всё это помогло преодолеть первоначальное недоверие и превратить скептиков в пользователей.

«Мы искали не просто подрядчика, а партнёра, который готов погрузиться в наши процессы. В Клеверенсе нашли именно это — сейчас общение строится на доверии и взаимопонимании», — Ольга Шабалова, руководитель департамента оптимизации бизнес-процессов, Почта России.

Этот опыт подтверждает: технологии работают тогда, когда они служат людям, а не наоборот. Особенно — когда речь идёт о десятках тысяч человек, для которых новое ПО должно стать продолжением привычной работы.

Заключение

Автоматизация инвентаризации в Почте России стала возможной благодаря сочетанию трёх условий: глубокого понимания операционных процессов, готовности Клеверенса адаптировать решение под реальные условия работы и последовательного подхода к внедрению — от пилота на Дальнем Востоке до масштабирования по всей стране.

В результате удалось осуществить полноценный переход к управляемому учёту в условиях, где ошибка в одном отделении может повлиять на данные по региону, а задержка в пересчёте — на финансовую отчётность компании. Сегодня каждый товар и каждая посылка в 38 000 отделениях имеют цифровой след, а сотрудник, вооружённый ТСД, уверен: его работа сразу становится частью единой системы, а не этапом на пути к повторному вводу.

Проект показал: даже в самой крупной и распределённой структуре можно упростить рутину. если проектировать решения вокруг людей и их задач.

Сообщение Вернуть время сотрудникам: история автоматизации в Почте России появились сначала на Shark News.