Как подготовиться к офисному переезду в 2023 году?
Офисный переезд – всегда стресс и большая ответственность. Плохо организованная смена офиса сопровождается хаосом, потерей документов, поломкой оборудования, длительными простоями. Однако, если правильно подготовиться и спланировать переезд, можно снизить риски и избежать проблем. В этой статье мы рассмотрим основные этапы подготовки и проведения офисного переезда.
Основные этапы офисного переезда
1) Планирование: определение сроков, бюджета и ресурсов для переезда.
2) Подготовка оборудования: создание резервных копий данных, проверка работоспособности техники, упаковка и маркировка оборудования.
3) Упаковка: сбор и упаковка всех вещей, включая документы, технику и мебель.
4) Транспортировка: безопасная погрузка, перевозка и разгрузка вещей.
5) Распаковка и установка: подготовка рабочего места для каждого сотрудника, подключение и настройка оборудования, проверка правильности работы техники.
6) Уборка и наведение порядка: уборка старого офиса после переезда, расстановка мебели и организации рабочего пространства на новом месте.
7) Завершение переезда и начало работы: восстановление доступа сотрудников к необходимым ресурсам, адаптация к новому рабочему месту.
Три подхода к организации офисного переезда:
1) Своими силами: наиболее экономичный и долгий вариант, требует много времени и усилий со стороны сотрудников. Подходит только если у вас небольшой офис или есть в распоряжение газель для перевозки крупной техники и мебели.
2) С привлечением мувинговой компании: средние затраты денег и времени. Обычно грузоперевозчиков привлекают на этапе перевозки вещей и мебели в новый офис.
3) Офисный переезда под ключ: полный комплекс услуг по переезду, включая планирование, упаковку, транспортировку, расстановку. Самый дорогой, быстрый и безопасный вариант. Профессиональные грузчики, сборщики и упаковщики оперативно и без повреждений подготовят мебель и технику к перевозке. Этот вариант набирает популярность в последнее десятилетие. Многие компании заказывают офисный переезд с грузчиками в больших городах типа Санкт-Петербурга, Москвы или Екатеринбурга.
Планирование офисного переезда
Планирование сроков переезда
Определитесь со сроками, это поможет избежать лишних затрат и стресса. В среднем самостоятельный переезд может занять 2 дня на подготовку, 1 день на перевозку и 2 дня на распаковку и подготовку к работе. При заказе офисного переезда под ключ можно уложиться в 1-2 дня.
Выберите время для переезда, которое будет удобно для ваших клиентов. Лучше всего проводить переезд в выходные дни, чтобы избежать лишних простоев. Старайтесь переезжать, когда у вас «затишье» в работе или не сезон. Например, для частного детского садика лучше всего переезжать в середине лета, когда многие воспитанники уходят в муниципальные садики или уезжают в отпуск.
Избавление от ненужных вещей
Перед переездом необходимо избавиться от всего лишнего. Это сэкономит место в новом офисе и облегчит процесс переезда. Необходимо провести инвентаризацию вещей и избавиться от лишнего. Продайте старую офисную технику и мебель. Выбросите сломанный стол и стулья которые давно планировали починить.
Распределение обязанностей по подготовке к переезду
Каждый сотрудник должен знать, что ему нужно сделать для подготовки к переезду. Обычно сотрудники складывают бумаги и подписывают коробки. Работники должны знать где хранятся юридические договора за 2020 год или бухгалтерские документы за второй квартал 2022 года. Важно донести до сотрудников, что они отвечают за документы своего отдела, иначе обязательно что-нибудь не будет сложено или потеряется.
Если вы не заказываете разборку и упаковку мебели и техники, выберите наиболее умелых и подготовленных сотрудников которые будут за это отвечать. Убедитесь что у них достаточно коробок, скотча, пузырчатой плёнки, картона и коробок для упаковки ценных и хрупких вещей.
Если пытаетесь переехать своими силами на сотрудников придётся возложить все работы, включая уборку старого офиса. При этом, стоит помнить, что люди не хотят выполнят непрофильные работы, да ещё и бесплатно. Поэтому всё будет сделано непрофессионально и спустя рукава.
Выбор мувинговой компании для перевозки
Если вы решили обратиться к мувинговой компании, необходимо выбрать надёжную и проверенную фирму. Обратите внимание на отзывы клиентов, стоимость услуг и опыт работы компании.
Например, в Петербурге многие обращаются в https://vash-pereezd.spb.ru. Они работают более 12 лет, предлагают хорошее соотношение цены и качества, обладают неплохой репутацией на фоне других раскрученных грузоперевозчиков СПб.
Подготовка техники и оборудования:
Перед переездом необходимо создать резервные копии всех важных данных. Это поможет сохранить информацию в случае потери или повреждения оборудования. Перед перевозкой проверьте работоспособность всей техники. Если есть проблемы, нужно их устранить или хотя бы зафиксировать.
После проверки работоспособности, технику нужно упаковать. Каждый предмет должен быть помещён в отдельную коробку и промаркирован. Это поможет упростить процесс распаковки на новом месте.
Упаковка вещей
Для упрощения процесса упаковки необходимо разделить все вещи на категории. Например, можно разделить вещи по комнатам в офисе, по типу вещей или по назначению. Поверьте, вам намного проще будет разбирать десятки коробок, если на них будет подписано «Бухгалтерия - Документы» или «Кабинет директора - Договора».
Для упаковки вещей необходимо выбирать прочные упаковочные материалы. Коробки должны быть достаточно большими, чтобы вместить небольшие вещи, и достаточно лёгкими для переноски. Мебель и технику лучше закрыть дополнительным слоем картона и плёнкишл. Слой упаковки спасёт вещи от случайных царапин, сколов, грязи.
Для каждого типа предметов необходимо использовать свою методику упаковки. Например, документы лучше всего упаковывать в картонные коробки. Технику запаковать в специальные чехлы или коробки с прокладкой в виде скомканной бумаги. Мебель упакуйте в пузырчатую плёнку и стрейч-пленку.
Перемещение мебели и техники
Для перемещения мебели и техники лучше нанять профессиональных грузчиков. Они должны быть опытными и знать, как правильно переносить тяжёлые предметы.
Грузчики должны использовать специальные ремни и оборудование для безопасной погрузки и разгрузки мебели и техники. Они также должны знать, как правильно поднимать и переносить тяжёлые предметы.
После перевозки мебели и техники на новое место необходимо правильно их разместить. Важно учесть размеры мебели и расположение розеток и других коммуникаций. Также нужно убедиться, что мебель не загораживает проходы и не мешает работе сотрудников.
Надеюсь что наша статья поможем вам подготовиться к офисному переезду!