Цифровая трансформация централизованного бухгалтерского учета в социальных учреждениях Казани
В 2019 году Казань начала работу над проектом «Цифровая бухгалтерия». Перед командой проекта стояли задачи по организации прозрачного документооборота, единой методологии ведения бухгалтерского учета, регламентации взаимодействия учреждений и централизованной бухгалтерии. За пять лет удалось получить убедительные результаты. В статье я расскажу о том, как мы этого добились.
Ирек Рафилович Мухаметшин, начальник Финансового управления Исполнительного комитета города Казани
Предпроектная работа
Работа по реинжинирингу системы бухгалтерского учета муниципальных учреждений Казани была инициирована финансовым управлением в 2019 году в рамках проектного офиса мэрии города под руководством заместителя руководителя Исполнительного комитета Казани Р. Р. Шафигуллина. Осенью 2019 года мы начали изучать существующие процессы в четырех централизованных бухгалтериях управления образования и централизованной бухгалтерии управления культуры. После сбора, обработки и анализа данных и расчетных показателей, а также хронометража выполняемых операций были выявлены лучшие практики и сформированы данные для матрицы нормирования сотрудников новой централизованной бухгалтерии. Матрица позволила определить, какое количество работников необходимо для бесперебойного обслуживания учреждений (таблица).
Таблица. Матрица нормирования специалистов централизованной бухгалтерии
Задачи
Показатель
Нагрузка на одного бухгалтера
Школы
Детские сады
Учреждения дополнительного образования
Многопрофильные учреждения
Учет заработной платы
Количество учреждений
4
6
5
6
Договорная работа
8
7
14
14
Учет родительской платы
—
6
—
—
Кассовое исполнение
15
18
18
18
#481588_300_d#
В феврале 2020 года проект «Цифровая бухгалтерия» был презентован на отчете финансового блока перед мэром города Казани И. Р. Метшиным и полностью им поддержан. Были поставлены задачи по организации прозрачного документооборота, единой методологии ведения бухгалтерского учета, а также регламентации взаимодействия учреждений и централизованной бухгалтерии (рисунок 1).
Забегая вперед, скажем, что помимо решения этих задач мы получили достаточно убедительные результаты — это почти 60 миллионов рублей экономии фонда заработной платы ежегодно, сокращение затрат на бумагу (за год 4–5 миллионов листов), высвобождение временных ресурсов для руководителей учреждений. При этом удалось сохранить бесперебойную деятельность 600 учреждений, в которых работают десятки тысяч людей, переведя 30% сотрудников на удаленную работу. Каким образом мы этого добились? Об этом далее.
#481589_300_d#
Реализация проекта «Цифровая бухгалтерия»
В июле 2020 года был образован отдел стандартизации бухгалтерского учета, в который вошли 56 учреждений образования — по 14 из каждого района города. После обкатки на пилотных учреждениях новых принципов работы с электронным документооборотом (далее — ЭДО), внедрения нормирования нагрузки специалистов и утверждения графика документооборота началось постепенное масштабирование проекта (рисунок 2).
В настоящее время проект «Цифровая бухгалтерия» охватывает 586 учреждений города: 169 школ, 312 детских садов, 52 учреждения дополнительного образования, 49 учреждений культуры, четыре учреждения Комитета по делам детей и молодежи (см. справку).
Информационная справка по ЦБО
Создан 1 июля 2020 года
Обслуживает 586 муниципальных учреждений
Штат 339 сотрудников
Учет заработной платы более 36 тыс. физлиц, с общим фондом оплаты труда 26 млрд руб.
Учет 47 тыс. договоров
Учет родительской платы в детских садах на сумму 2 млрд руб., платных услуг на сумму 446 млн руб.
Внедренные улучшения
Облачная платформа бухгалтерского учета
Большим подспорьем на старте проекта послужил тот факт, что в 2018 году во всех учреждениях Казани по инициативе Министерства финансов Татарстана был осуществлен переход на централизованную систему ведения бухгалтерского учета ГИС РТ «Бухгалтерский учет и отчетность государственных органов Республики Татарстан и подведомственных им учреждений» с едиными стандартами отражения хозяйственных операций. Плюсом данной системы является облачный принцип работы.
Электронный документооборот
Основой проекта «Цифровая бухгалтерия» стало внедрение юридически значимого ЭДО во все процессы взаимодействия между учреждениями и ЦБО. Для этого был проанализирован действующий механизм взаимодействия участников и проведен его реинжиниринг: от способа доставки информации и времени ее обработки до обучения сотрудников централизованной бухгалтерии и муниципальных учреждений работе в системе ЭДО.
ЭДО сделал прозрачным взаимодействие между учреждениями и ЦБО, а также позволил наладить контроль за всеми действиями участников системы. За 2023 год осуществлен практически 100-процентный переход на электронный документооборот, через цифровые каналы связи за прошлый год обработано более 1 миллиона документов.
Удаленный режим работы
После внедрения облачной бухгалтерии и ЭДО появилась возможность организации безопасной удаленной работы для большинства работников ЦБО. Уже до активного масштабирования проекта при организации новых рабочих мест был предусмотрен принцип: «одно рабочее место — два сотрудника». Таким образом, даже на начальных стадиях работы над проектом подразумевалось, что часть персонала будет работать дистанционно.
Сейчас в среднем 30% бухгалтеров работают удаленно, появляясь в центре 2–3 раза в неделю. Комбинированная удаленная работа стала конкурентным преимуществом ЦБО на рынке труда: сегодня около 25% сотрудников трудоустроены из отдаленных мест жительства (пригородов Казани или других городов). Отсутствие непосредственного взаимодействия с представителями учреждений и внедрение удаленной работы оказалось особенно актуальным в период пандемии коронавируса, когда стояла задача минимизации контактов, и находящиеся на карантине работники спокойно выполняли свои функции из дома удаленно.
Модернизация техники
Внедрение новых технологических решений вызвало необходимость значительной модернизации компьютерной техники как в самом ЦБО, так и в отдельных учреждениях. За три года реализации проекта было обновлено порядка 800 единиц компьютерной техники (мониторы, системные блоки, принтеры и иные технологические устройства). Это позволило модернизировать 56 рабочих мест в ЦБО и 322 места в обслуживаемых учреждениях.
#481590_300_d#
Экономический эффект
Мы как финансисты при реализации проекта изначально исходили из того, что он должен быть самоокупаемым. В первую очередь за счет внедрения группового учета удалось оптимизировать штатную численность на 23%, что дало экономический эффект более 58 миллионов рублей за 2023 год (рисунок 3).
Сумма экономии направляется на премирование бухгалтеров, обновление оргтехники и улучшение условий труда. По данным опросов, уровень удовлетворенности специалистов центра составляет 96,3%. Кроме этого, за счет перехода на ЭДО произошла значительная экономия в расходах на бумагу и на печать документов.
Работа с архивными документами
В качестве попутного эффекта от реализации проекта необходимо отметить и большую работу по централизации архивных бухгалтерских документов, которые в течение долгого времени занимали различные помещения образовательных учреждений. В настоящее время документы хранятся в специализированных залах муниципального архива и приводятся в соответствие с требованиями архивного дела, а в освобожденных кабинетах образовательных учреждений уже сегодня проходит полноценный учебный процесс.
В 2024 году будет продолжена работа по оцифровке перевезенных архивов, что позволит в будущем иметь документы в цифровом формате и оперативно готовить архивные справки.
#481635_300_d#
Оценка проекта
Проект стал успешным примером цифровой трансформации бухгалтерских процессов на муниципальном уровне. Реализованные нами решения вызвали интерес не только у представителей структурных подразделений исполкома Казани, но и у других городов. В рамках обмена опытом ЦБО посетили гости из Чебоксар, Нижнекамска, Алма-Аты, Минска, Калуги, из Калининградской области и Республики Киргизия.
Важным этапом для команды стал 2023 год, когда проект «Цифровая бухгалтерия» был оценен на региональном и федеральном уровнях:
в ноябре 2023 года проект занял третье место в общероссийском конкурсе «Лучшая муниципальная практика» и получил грант в размере 25,5 миллиона рублей;
в декабре 2023 года в рамках коллегии финансовых органов Республики Татарстан проект «Цифровая бухгалтерия» был презентован министру финансов Российской Федерации А. Г. Силуанову и Раису Республики Татарстан Р. Н. Минниханову.
Внедрение роботизированных технологий (RPA)
Мы не останавливаемся на достигнутом, команда проекта ищет дальнейшие варианты оптимизации. Сейчас основными задачами видим минимизацию повторного ввода одних и тех же данных в различные информационные системы и автоматизацию отдельных рутинных процессов. Для этого с 2022 года начали внедрять роботизированных помощников бухгалтера (RPA-технологии). Автоматизировано четыре процесса, которые, по нашим расчетам, позволят экономить порядка 15 тысяч человеко-часов в год. В планах автоматизировать еще пять процессов с потенциалом экономии около 16 тысяч человеко-часов.
В заключение хотел бы отметить, что эффективная реализация любого проекта зависит от наличия команды единомышленников. Я благодарен руководству города за поддержку проекта на высшем уровне. Хочу выразить признательность людям, с которыми мы непосредственно реализовали проект с чистого листа — руководителю ЦБО Ю. В. Синникову и моему заместителю С. И. Сагадеевой, а также всем коллегам, оказавшим содействие в продвижении проекта.