Автоматическая рассылка отчетов: практические инструменты от «МЦ-Сервис Инжиниринг»

Работы по отчётам много, и чем больше контрагентов, тем больше времени на неё уходит. Как свести трудозатраты к минимуму, не теряя результат?

В «МЦ-Сервис Инжиниринг» мы более 20 лет занимаемся автоматизацией ЖД-перевозок и уже разработали решение, которое помогает нашим клиентам массово формировать и отправлять отчёты. Настройки задаются разово — дальше система действует самостоятельно, снимая с сотрудников всю рутину и помогая бизнесу распределять ресурсы эффективнее.

Как работает инструмент «Автоматическая рассылка отчётов» и в каких случаях он полезен на практике, читайте в статье.

Массовое формирование и рассылка персональных отчётов для контрагентов: как это работает   

Каждый контрагент может автоматически получать от вас данные только по необходимым ему вагонам с заданной периодичностью. Технически это становится возможно благодаря разметке: она позволяет задать условия для формирования и авторассылки отчётов. 

Чаще всего разметку используют для рассылки подходов. Популярные варианты применения на практике:

Результат: система автоматически формирует отчёты с актуальными данными, отбирает нужные строки для каждого контрагента и ситуации. Рассылает по заданному расписанию.

Чтобы увидеть, как инструмент работает на практике, рекомендуем посмотреть запись нашего недавнего вебинара по ссылке →

Своевременный контроль событий: как быстро узнавать о ситуациях, требующих немедленной реакции

При недостаточно оперативной реакции на нештатные ситуации у компании могут возникнуть репутационные и финансовые риски. С нашим решением их очень просто избежать.

В ПК «МЦ-Слежение» можно создать отчёт, который будет отправляться не по графику, а только при наступлении заданного условия. К таким условиям относятся:

• Бросание: вы разово выставляете фильтр, а система регулярно проверяет данные и отправляет отчёт в момент, когда получена информация о бросании.

• Ремонты и НРП: отчёт отправляется при изменении даты выхода из ремонта, заадресовки или при переходе вагона в нерабочий парк.

• Простои (на станциях операции, погрузки, выгрузки и пр.): наше решение помогает сразу обращать на них внимание, чтобы можно было вовремя повлиять на ситуацию, узнать подробности. 

• Превышение суммы задолженности: отслеживание этого события помогает упростить управление договорными отношениями и финансами. 

• Прибытие на станцию конкретного грузополучателя: задаёте фильтр по нужному грузополучателю, выбираете периодичность проверки, и при достижении события система рассылает отчёты.  

Результат: вы или ваши коллеги оперативно получаете на почту важную информацию, не отслеживая её напрямую в отчётах.

Посмотреть пример письма-оповещения →

Цветовая разметка: как вовремя обращать внимание на важные данные в отчётах 

Многие компании пользуются отчётами, в которых, чтобы не упустить важные данные, необходимо прочитать всё или использовать поиск. Мы разработали более удобную альтернативу: опцию «Подкраска в отчётах». 

В рассылке эта подкраска сохраняется. Получатель просматривает и скачивает Excel-отчёт, в котором важное выделено цветом.

Примеры использования цветовой разметки для отслеживания статусов ремонта:

• Красный цвет: срок ремонта истекает (<15 дней) или вагон стоит на выгрузке дольше критического срока.

• Желтый цвет: вагон попадает в зону внимания (например, 15–60 дней до ремонта).

Отметим, что в ПК «МЦ-Слежение» также есть функционал настраиваемой цветовой разметки любых отчётов. Пользователь выбирает тип отчёта, указывает, какие поля и при каком условии должны выделяться конкретным цветом, и система учитывает этот запрос при формировании всех отчётов выбранного типа.

Результат: получатель видит отчёт, в котором ярко выделены приоритетные для него события, такие как скорое истечение срока ремонта, необходимость передачи в ремонт — и любые другие, которые выделит отправитель в момент настройки рассылки.

Посмотреть пример отчёта с разметкой цветом →

Как начать пользоваться решением 

Свяжитесь с нами удобным способом, чтобы узнать больше и начать автоматизацию вашего бизнеса:

• оставить заявку на сайте: www.mc-service.ru

• e-mail: mcp@mc-service.ru

• номер телефона: +7 (499) 264-44-45