Онлайн-касса и облачная касса: в чём разница
Предприятия, занимающиеся розничной торговлей, с 2017 года должны перейти на онлайн-кассы, говорится в ФЗ-54. Сейчас онлайн-кассы есть везде. Эксперты LIFE PAY расскажут, как выбрать подходящую кассу и сэкономить на покупке оборудования.
❌ Кому НЕ нужна касса
Список торговой деятельности, при которой необязательно использование контрольно-кассовой техники, или ККТ, весьма ограничен. Вот некоторые пункты:
1. Киоски, где продают печатные издания — при условии, что газеты и журналы занимают не менее 50% товарооборота торговой точки.
2. Продажа разливных алкогольных напитков.
3. Ларьки, торгующие мороженым.
4. Ремонт обуви, ремонт ключей.
5. Торговля в удалённых и труднодоступных местах.
6. Розничная продажа бахил.
❗ Внимание! Самозанятые с доходом, не превышающим 2 400 000 ₽ в год, освобождены от использования онлайн-касс. Если же ваш доход превысил эту цифру — следует оформить ИП и зарегистрировать кассовое оборудование.
Как работает онлайн-касса
Главная составляющая кассы — фискальный накопитель — содержит память и процессор кассы в одном «лице». Именно он несёт ответственность за хранение всех чеков, которые распечатал аппарат, а также за шифрование фискальных данных и их передачу в нужные инстанции.
Принцип действия онлайн-кассы прост:
- зафиксировать факт купли-продажи на какой-либо носитель;
- передать данные в налоговую через интернет;
- выдать покупателю чек.
Кассы старого образца, не подключённые к интернету, только фиксировали информацию о сделках на фискальных накопителях. Но с 2017 года каждая касса в торговой точке должна быть подключена к интернету и передавать сделку Оператору фискальных данных, или ОФД, в течение пяти минут после осуществления платёжной транзакции.
ОФД — это организация, которую одобрила Федеральная налоговая служба, с лицензией на обработку и передачу данных из касс в местах торговли в налоговую.
Общая схема работы онлайн-кассы — на картинке ниже.
Итак, разбираемся поэтапно:
1. Как только клиент оплачивает покупку, кассовое устройство фиксирует информацию и мгновенно передаёт её в ОФД.
2. ОФД подтверждает данные о сделке и отправляет уникальные реквизиты на кассовый аппарат для формирования чека.
3. Касса формирует чек (бумажный либо электронный талон с размером суммы платежа за товар) и даёт команду принтеру на печать чека.
4. Одновременно Федеральная налоговая служба получает данные от ОФД о покупке и фиксирует их у себя.
5. Покупатель получает чек в бумажном виде, по почте или СМС. Он в любой момент может проверить подлинность транзакции через налоговую, которая подтвердит легальность сделки.
Для чего нужна онлайн-касса
Подобная череда операций имеет большое значение — в первую очередь для прозрачности торговли.
Термин «непрозрачная торговля» тесно связан с понятием «серой экономики» — ситуацией, когда денежный и товарный обороты не контролируются государством. Доходы предпринимателей, которые занимаются подобной деятельностью, не облагаются налогами. По данным Росстата на 2017 год (период введения онлайн-касс в России), объём теневой экономики составлял примерно 13% от ВВП страны. Это был не катастрофический, но довольно проблемный показатель.
Отчётность перед налоговой, которую как раз и передают по цепочке касса и ОФД, фиксируется в ФНС. По сути, государство наблюдает за тем, как проходит торговля в разрезе юридического лица торговой точки, наименований и количества проданных товаров, прибыли, которую получает собственник.
Чек, который выдаётся покупателю, — своеобразный гарант равносторонней сделки. По нему клиент может не только осуществить возврат товара, но и законно подтвердить собственные траты. Лишать своего клиента чека — дурной тон и административное правонарушение: для юридического лица может быть назначен штраф в размере 10 000 ₽.
Какие бывают онлайн-кассы
Кассовые аппараты встречаются в нескольких модификациях:
1. В составе смарт-терминала 3-в-1 — устройство, которое одновременно принимает платежи, отправляет данные в ОФД и ФНС и печатает чек. Часто используется малым бизнесом и при мобильной торговле.
2. Автономные кассы, похожие на кнопочные калькуляторы — небольшого размера и весьма компактные, но не могут работать без подключённого компьютера с установленной кассовой программой.
3. Фискальные регистраторы — устройства, которые соединяют в себе фискальный накопитель для обработки и передачи данных и устройство, печатающее чеки. Также работают во взаимодействии с кассовой программой.
4. Стационарные кассы (моноблоки или комплексные POS-системы) — полностью оборудованное рабочее место кассира. Включает в себя монитор, клавиатуру, сканер, принтер чеков и другие устройства. Часто используется в ресторанах, торговых сетях.
☁ Особый вид онлайн-кассы, который стал популярен в последние несколько лет, — облачная касса в виде удалённого цифрового накопителя.
Ниже расскажем, в каких случаях облачная касса — более экономный вариант кассы для вашего бизнеса.
Как работает облачная касса
Облачная касса представляет собой удалённый фискальный накопитель, который собирает информацию о сделках торговой точки с нескольких терминалов оплаты в свои базы данных.
✅ Главное преимущество облачной фискализации — для неё не нужно покупать какое-либо кассовое оборудование. Достаточно лишь арендовать место в дата-центре — это можно сделать в том числе и в дата-центре LIFE PAY.
✅ Также облачная касса работает не с бумажными чеками, а с электронными — высылает их клиенту по СМС или на почту.
Принцип работы облачной кассы ничем не отличается от стандартного типа онлайн-касс. Цепочка операций сохраняется почти в том же виде.
Когда облачная касса — это выгодно
1. Для точек с несколькими каналами продаж. Например, интернет-магазин + доставка + сеть мобильных точек.
Если под каждое место продажи и под каждого курьера покупать по кассовому терминалу, на это уйдёт много операционных расходов.
☁ Облачная касса позволит сэкономить на терминалах. Удалённый цифровой накопитель может фискализировать платежи сразу с нескольких каналов оплаты. Потребуется только аренда кассы в удалённом центре обработки данных, один фискальный накопитель и один договор с ОФД — на неограниченное количество платёжных каналов и терминалов.
2. При запуске монетизации интернет-витрины важно, чтобы проект соответствовал 54-ФЗ: налоговая хочет знать и про ваши онлайн-продажи в том числе. Иначе придётся платить штраф.
☁ Облачная касса — единственный вариант для организации фискализации платежей в интернет-магазине. В этом случае применение облачной кассы можно распространить и на курьерскую доставку — когда курьер принимает оплату на месте у клиента.
При подключении облачной кассы LIFE PAY предлагает своим клиентам ещё несколько выгод.
1. LIFE PAY предоставляет учётные решения, которые регистрируют, собирают и анализируют данные со всех каналов продаж. Информация передаётся по каждому каналу (доставка, интернет-магазин или розничная точка), по каждой торговой точке и заказам в разрезе ответственного сотрудника, статуса сделки, прибыли, ставки по эквайрингу и так далее. Такая подробная отчётность может составить полную картину ваших продаж и выявить их сильные и слабые стороны.
2. LIFE PAY обменивается данными с интегрированными CRM и бухгалтерскими системами. Информация о платежах и фискализации обновляется в ваших системах учёта одновременно с изменениями статусов заказов в личном кабинете. Больше не придётся вводить данные в различные системы вручную.
3. Согласно 54-ФЗ, на розничной точке не разрешается держать кассовый аппарат вне стен магазина. Однако облачная касса находится удалённо в дата-центре… Как быть, если вы всё-таки хотите сэкономить на аппаратах и чековой ленте?
У LIFE PAY также есть решение для подобных ситуаций. Одна из модификаций продукта «облачная касса» — омни-касса. Это небольшая облачная касса, которая располагается в стенах торговой точки и работает по cloud-технологии.
Пример. У вас есть небольшой ресторан. Имеется платёжный терминал на барной стойке и три платёжных терминала у официантов. По идее, для каждого аппарата требуется свой фискальный накопитель. Однако вы можете сэкономить и установить единый фискальный накопитель в виде омни-кассы, которая будет фискализировать платежи со всех терминалов и отправлять клиентам электронные чеки. Вы не нарушаете при этом законодательство и сможете сэкономить на операционных расходах для статьи «Оборудование».