Производитель сыров Natura отказался от бумаги в HR

Компания по производству и продаже сырных продуктов Natura внедрила платформу HRlink для перевода кадрового делопроизводства в электронный формат. За счет отказа от бумаги в HR производитель значительно упростил процесс отчетности по командировкам, а также снизил риски неподписания документов в срок.

Компания Natura специализируется на производстве натурального сыра и сливочного масла. Головной офис расположен в Санкт-Петербурге. Штат сотрудников насчитывает 100 человек, из которых 70 приходится на административный сегмент. При этом половина офисных работников трудится дистанционно.

Руководство Natura внимательно отслеживало ход эксперимента Минтруда РФ по отказу от бумаги в кадровом делопроизводстве. После того как была создана нормативно-правовая база для перехода на кадровый ЭДО, а на рынке появились первые успешные кейсы, в компании приняли решение внедрить новый инструмент в работу офиса.

На первом этапе перехода на электронный документооборот в HR в Natura попробовали решить задачу собственными силами: специалисты внутри компании выпустили всем сотрудникам электронные подписи – УКЭП. Однако на этапе разработки платформы для работы с документами стало понятно, что нужен уже готовый сервис.

Выбор остановили на HRlink, менеджеры которого продемонстрировали наиболее клиентоориентированный подход. Кроме того, у HRlink есть возможность интеграции с большинством популярных ИТ-платформ на рынке, в том числе с используемой в компании Natura версией системы «1С». 

Переход на сервис HRlink занял месяц. В компании уже был опыт работы с электронными подписями, поэтому процесс обучения и адаптации сотрудников к новому ИТ-решению прошел гладко. Все вопросы в отношении безопасности хранения персональных данных в облаке разъяснил менеджер HRlink.

«Natura давно хотела модернизировать кадровый документооборот, сделав процессы в HR еще проще и комфортнее для сотрудников. С переходом на кадровый ЭДО им больше не нужно делать копии заявки и приказа на командировку для бухгалтерии – у всех департаментов есть постоянный доступ к оригиналам. В разы быстрее происходит знакомство новичков с локальными нормативными актами, которые теперь хранятся в одном месте. Кроме того, КЭДО – это про дисциплину. Теперь мы можем лучше контролировать подписание документов, чтобы оформлять их точно в сроки, установленные законом», – комментирует Юлия Шахова, HRM Natura Pro.

«Функциональность HR-департаментов не должна ограничиваться монотонной работой с кадровой документацией. За счет перехода на электронный документооборот компании экономят десятки трудочасов HR-специалистов еженедельно. Это время они могут направить на решение стратегически важных задач: например, формирование программ онбординга, персональную работу с сотрудниками или развитие корпоративной культуры внутри организации», – добавляет Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

Справка:

HRlink позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.