ГУП «ТЭК СПб» перешло на электронный документооборот
ГУП «ТЭК СПб» первым среди госпредприятий Санкт-Петербурга завершило проект «Электронный документооборот». Система ЭДО охватывает как внутреннюю, так и внешнюю документацию.
Так, в электронный формат переведены приказы, протоколы коллегиальных органов предприятия, заявки на проведение закупок и оплату, внедрена форма универсального документа с возможностью множественного подписания. Разработана и на 100% внедрена система кадрового документооборота (КЭДО). Теперь сотрудники могут подписывать договоры и соглашения, подавать свыше 40 видов заявлений и знакомиться с кадровыми приказами онлайн. Новая система обеспечивает подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, хранение и фиксацию факта получения документа сторонами трудовых отношений. Для специалистов, за которыми не закреплено виртуальное рабочее место, на объектах ГУП «ТЭК СПб» был установлен 71 инфокиоск с тем же функционалом КЭДО, что и для офисных сотрудников.
В рамках проекта также была усовершенствована система внешнего электронного документооборота. В частности, предприятие заключило свыше 17 тысяч соглашений с контрагентами о переходе на ЭДО. В электронный формат были переведены первичные учетные документы и договоры, а также 100% исходящих писем в исполнительные органы государственной власти, внедрена машиночитаемая доверенность.
Для сохранности документов в электронном формате на базе действующей системы электронного документооборота создан архив предприятия, в котором будут храниться документы по личному составу, а также документы, подлежащие дальнейшей передаче на государственное хранение.
«Мы завершили проект, который многим учреждениям предстоит реализовать только к 2030 году. ТЭК первым среди госпредприятий Петербурга внедрил КЭДО и инициировал электронное хранение документов, предназначенных для передачи в Государственный архив. Сегодня система электронного документооборота ГУП «ТЭК СПб» – это единая платформа со множеством сервисов и полной автоматизацией. Кроме удобства мы получили повышенную производительность труда, прозрачные бизнес-процессы и сокращение издержек на материально-техническое обеспечение», – комментирует генеральный директор ГУП «ТЭК СПб» Иван Болтенков.
Отметим, «Электронный документооборот» стал первым проектом ГУП «ТЭК СПб», стартовавшим в рамках проектной деятельности предприятия. В 2022 году ТЭК был удостоен международной премии «Лучший ЭДО в России и СНГ» за усовершенствованную систему электронного документооборота.