Как подготовить отчеты по продажам: инструкции и примеры шаблонов
Данная тема неразрывно связана с темой постановки управленческого учета. Актуальную статью о том, как разработать и внедрить систему управленческого учета в компании, читайте в статье>>>
Что такое отчет по продажам и зачем он нужен
Отчет по продажам — это документ, который содержит данные отдела продаж. Он бывает разных видов и может различаться как по показателям, так и по периодам — ежемесячный, ежеквартальный, ежегодный. Благодаря таким отчетам руководитель отдела продаж (РОП) может, например, оценивать KPI своих сотрудников или отслеживать изменения в спросе на конкретные позиции продукцию.
Цель отчета о продажах — иметь перед глазами реальную картину с результатами работы компании: сколько было отгрузок, удалось ли выполнить план по выручке, насколько эффективны текущие каналы сбыта, какие позиции в ассортименте стоит развивать, а какие товары, наоборот, лучше убрать из-за нерентабельности. Это далеко не полный перечень задач, с которыми помогает разобраться правильно составленный отчет по продажам.
В целом, такой отчет — это полезный и незаменимый инструмент анализа продаж. Однако с ним важно уметь грамотно работать и знать, какие именно показатели в него включать в зависимости от задачи, чтобы документ не превратился в сложный набор непонятных цифр.
Для того, чтобы сэкономить время и избежать ошибок, руководителю лучше заранее подготовить необходимые шаблоны и в дальнейшем использовать их, меняя лишь данные. На примере программы «Р7‑Офис» рассмотрим, как подготовить различные виды отчеты по продажам.
Больше полезной информации по теме Бюджетирование, читайте по ссылке>>>
Виды отчетов по продажам
В зависимости от того, какая задача стоит перед руководителем отдела продаж, он может составлять отчет:
- по видам выпускаемой продукции;
- по клиентской базе;
- по каналам сбыта, подразделениям и менеджерам;
- по бюджету продаж: план-факт-выполнение.
Для каждого вида следует разработать отдельный шаблон, определить периодичность составления, назначить ответственных за аналитику данных.
Какие показатели стоит включить в отчет по видам выпускаемой продукции
В отчет по номенклатурным группам включайте показатели, которые позволят:
- оценить рентабельность продаж каждого товара;
- проанализировать динамику роста объемов продаж;
- определить ключевые изменения в структуре продаж.
Разберем по шагам, как составить понятный и функциональный шаблон отчета по ассортименту.
Шаг 1. Выберите, как вы хотите представить виды выпускаемой продукции.
Отчет может включать полный перечень товаров или же номенклатуру можно объединить в группы: по торговым маркам, техническим характеристикам, стоимости, типу продукции.
Шаг 2. Определите, на основе каких показателей вы хотите провести анализ.
Основные показатели, на которые стоит обратить внимание — объем, стоимость и выручка. Также вы можете дополнить отчет себестоимостью товара и расчетом доли выручки от каждого проданного товара в общем объеме продаж. Так вы сможете дополнить анализ ретроспективой и более точно прогнозировать выполнение плана продаж.
Совет эксперта: чтобы ускорить сбор данных для анализа, вы можете подгружать данные для отчета из автоматизированной учетной системы. Для этого достаточно присвоить каждому товару определенную кодировку. А такие показатели, как выручка и себестоимость, вы можете найти в бухгалтерском или управленческом учете.
Шаг 3. Назначьте ответственного и определите регулярность составление отчета.
Эксперты рекомендуют составлять отчет по видам выпускаемой продукции ежемесячно. Такая периодичность позволяет РОПу своевременно реагировать на изменения и вносить коррективы в планы. Также ежемесячные отчеты пригодятся при составлении годового отчета — их можно включить в документ и не проводить повторную аналитику большого объема данных.
Кроме того, отчет по ассортименту можно использовать для ABC-анализа, чтобы определить наиболее прибыльные категории товаров. За основу анализа можно взять такие показатели, как выручка, прибыль, себестоимость или объем продаж. АВС-анализ позволит:
- выявить и исключить из линейки нерентабельные позиции;
- рассчитать оптимальный объем складских запасов;
- при необходимости корректировать цену для конкретных позиций;
- рассчитать период оборота запасов.
К группе А относят те товары, которые приносят больше всего прибыли — доход от их реализации составляет 70–80% от общего объема продаж. Это самая ценная категория товаров, ее компании следует развивать и улучшать.
В группу В включают товары, которые приносят примерно 15% от общей прибыли. Такая продукция считается промежуточной по важности для компании. С этой категорией компании стоит регулярно работать, искать способы повысить текущие показатели и перевести ее в группу А.
Группа С — наименее ценные товары. Они практически не приносят прибыли и являются скорее вспомогательным инструментом в общей стратегии продаж. От некоторых товаров из этой категории можно отказаться.
Что должен включать отчет о продажах по клиентской базе
Такой вид отчета позволяет собрать и проанализировать рентабельность каждого покупателя, корректность ценообразования и бонусных программ. Составили пошаговую инструкцию, как составить качественный отчет о продажах по клиентской базе.
Шаг 1. Определите, как хотите представить клиентов.
Если у вас маленькая компания и клиентов немного, вы можете указать всех покупателей в отчете. Если же клиентов много, лучше сгруппировать их:
- по территориальному признаку;
- по статусу — опт или розница, крупный, средний или малый бизнес;
- по объему закупок;
- по частоте и регулярности заказов.
Шаг 2. Выберите, какие данные включить в отчет.
Основные показатели в отчете по клиентской базе — объем и сумма заказов. Также вы можете дополнить отчет данными о дебиторской задолженности, сведения об отсрочке платежей. Это позволит своевременно отслеживать превышение лимитов по задолженностям и, например, отказать клиенту в следующей отгрузке до погашения долга.
Чтобы точнее понимать, кто из клиентов приносит основной процент выручки, а с кем работать невыгодно, внесите в отчет показатели долю клиента в общем объеме продаж и себестоимость отгрузки.
Шаг 3. Назначьте ответственного и определите регулярность составление отчета.
Шаблон отчета о продажах по покупателям
Как составить отчеты о продажах по каналам сбыта, подразделениям и менеджерам
Анализ каналов сбыта позволит РОПу оценить их результативность, пересмотреть маркетинговую стратегию и эффективно распределить расходы, сделав упор на более успешных направлениях продаж.
Если у вашей компании много филиалов и вы работаете в разных регионов, вам также пригодится отчет по подразделениям.
Шаблон отчета о продажах по регионам
Ежемесячные отчеты по менеджерам отдела продаж помогут РОПу рассчитать KPI, проанализировать выполнение плана и исходя из полученных данных формировать систему мотивации сотрудников и численность штата.
Особое внимание обратите на такие показатели, как:
- количество привлеченных новых покупателей;
- план-факт продаж и поступлений денег на счет компании;
- расходы компании на каждого менеджера — интернет, командировочные и т.д.
Шаблон отчета о продажах по менеджерам
Совет эксперта: дополните отчет о продажах по менеджерам данными о динамике дебиторской задолженности. Так вы сможете оценить , насколько эффективно сотрудники работают с оплатой.
Какой шаблон подойдет для отчета по бюджету продаж
Такой тип отчета считается общим, он позволяет РОПу проанализировать, как был отработан выделенный бюджет продаж, оценить план-факт и с учетом полученных данных внести коррективы в план на следующий период.
Включите в отчет по бюджету продаж сведения о выручке и прибыли за отчетный период: месяц, квартал или год. Сопоставьте эти показатели в разрезе план-факт и рассчитайте отклонения. Если добавить в отчет данные за прошлые периоды, можно также оценить динамику отклонений.
Рекомендуем включить в отчет долю от реализации товара в общем объеме выручки. Так вы сможете оценить его рентабельность, проанализировать отклонения к его реализации и мотивировать менеджеров продавать наиболее выгодные позиции.
Также отчет по бюджету можно дополнить данными о себестоимости отгрузок, складских остатках, страховых запасах, разделить показатели прибыли от продаж на маржинальную и чистую.
Взять данные для отчета по бюджету продаж можно из бухгалтерского учета.
Скачать примеры шаблонов по номенклатурным группам, покупателям, менеджерам и регионам можно здесь.