Командировка работника: советы по экономии на билетах и отелях
Командировки за границу стали сегодня
обычным явлением. На эту статью расходов компаниям приходится тратить значительные средства. Но при отправлении сотрудников в деловые поездки можно существенно сэкономить, главное, необходимо точно знать, как это сделать.
Прежде всего, важно составить приказ и
прописать в нем подробно все пункты расходов командировочных. Таким образом, можно легко составить бюджет на любой случай поездки за границу. В таком документе можно отразить все рейсы, которыми будут летать сотрудники разных уровней. Также в нем будут прописаны отели разной ценовой категории, необходимость трансфера, расходы на питание и другие услуги.
Такой план поможет составить полное представление
о количестве поездок по делам бизнеса за конкретный период и найти пункты, на которых получится легко сэкономить. В результате можно эффективно контролировать расходы компании на командировки, и, в то же время, создать комфортные условия для сотрудников, находя для них лучшие, но при этом недорогие предложения.
Несколько советов:
- Стоимость услуг перелета, трансфера и
отелей во многом зависит от того, когда они бронируются. Чем раньше это произойдет, тем дешевле обойдутся услуги. Лучше всего выполнять их бронирование примерно за месяц до командировки.
- Большинство авиаперевозчиков предлагают
специальные предложения для бизнеса. Это могут быть различные акции , специальные тарифы, кешбэк или предоставление бесплатных миль для сотрудников. Очень популярны сегодня программы корпоративной лояльности, которые позволяют существенно сэкономить на перелете. Чтобы узнать обо всех возможных льготах авиакомпаний, необходимо регулярно посещать их сайты и следить за обновлениями. Также можно подписаться на рассылки перевозчиков, что позволит увидеть в их уведомлениях уменьшение цены авиабилетов. То же самое желательно проделать с отелями и трансфером.
- Для большей экономии срок командировок
не стоит растягивать на несколько дней, если имеется возможность выполнить все дела в течение одних суток. Иногда сотрудники при плотном графике успевают выполнить свою работу всего за один день. Высокую оперативность и эффективность командировки обеспечивает продуманная логистика. Благодаря коротким командировкам можно существенно экономить на выплате суточных и отелях.
- Не желательно отправлять сотрудников
в командировки в выходные и в праздничные дни, так как за их работу придется оплатить по двойному тарифу. Да и цены на билеты повышаются к праздникам.
- В туристические сезоны командировка сотрудников
обойдется намного дороже, что также необходимо обязательно учитывать.
- Следует тщательно проверять отчетные
документы, которые предоставляют сотрудники после командировок. Это позволит не переплачивать на суточных и не допустить мошенничества с чеками в гостиницах.
- Лучше расплачиваться за все предоставленные
сотруднику услуги на уровне юридических лиц, чтобы впоследствии вернуть НДС.
Анализ административных расходов и командировочных
отчетов позволит в дальнейшем не тратить на них лишние деньги. После сравнения финансовой отчетности нескольких сотрудников, которые отправлялись по одному маршруту, можно выявить ряд проблем в управлении и проводить правильную кадровую политику.