Простые советы о том, как организовать групповую поездку
или друзей — это круто! Однако, организовать такую поездку сложнее, чем может показаться на первый взгляд, ведь её участники, словно герои известной басни А.И. Крылова «Лебедь, Щука и Рак», пытаются тянуть «воз» каждый в свою сторону. Чтобы подготовка к путешествию не превратилась в бесконечные прения, кто-то из участников должен взять на себя роль организатора и координатора поездки. Вы приняли вызов? Справиться с задачей вам помогут наши простые, но очень полезные советы.
Создайте группу в мессенджере Бинго! Вы создали в Viber группу для обсуждения предстоящей поездки. И тут началось... Участник А изъясняется исключительно с помощью однострочных сообщений (количество уведомлений зашкаливает), участник Б усердно зашифровывает свои послания с помощью смайликов, а участник В не утруждает себя чтением диалогов в группе и постоянно задаёт вопросы, на которые вы уже отвечали буквально пару минут назад. Звучит знакомо? Чтобы наладить конструктивное общение с помощью мессенджера, руководствуйтесь следующими принципами:
- излагайте свои мысли чётко и лаконично;
- не спамьте, пишите исключительно по делу;
- проводите обсуждения в форме закрытых
вопросов с несколькими вариантами ответов на выбор. И ещё один совет. Спорные моменты обсуждайте в личной переписке, поскольку многим людям сложно высказать своё мнение, если оно идёт вразрез с мнением большинства.
Согласуйте дату поездки Первое, что нужно сделать организатору — согласовать с участниками дату и сроки поездки. Лучше заняться этим заранее, чтобы путешественники при необходимости успели скорректировать свои планы, отпроситься с работы или передвинуть отпуск. И тут члены группы буквально засыпают организатора сообщениями типа: «Я свободен весь месяц, кроме третьего вторника, утра пятницы и 22-го числа!». Чтобы не запутаться в потоке информации, воспользуйтесь удобным календарём-планировщиком с функцией общего доступа типа Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar, Trello, Basecamp. Добавьте в планировщик всех участников группы, и пусть каждый отметит на календаре удобные и не удобные даты поездки.
Забронируйте подходящее жильё На следующем этапе необходимо забронировать жильё для всех участников поездки. Если вы ищете бюджетные варианты размещения, есть смысл снять многоместную комнату в общежитии. Это будет не дорого, но кухню и удобства придётся делить с соседями. Если для вас важны удобства — присмотритесь к коттеджам и квартирам, которые сдаются для приезжих. Такое жильё будет стоить на порядок дороже, чем комната в общаге, зато вы будете проживать в комфортных условиях, с собственным санузлом и кухней. Если вы решите остановиться в отеле, заранее свяжитесь с его представителями, чтобы забронировать номера на одном этаже (при желании) и узнать о групповых скидках.
Позаботьтесь об экскурсионно-развлекательной программе Грамотно спланированная экскурсионно-развлекательная программа гарантирует 50% успеха путешествия. Учтите, что как бы вы ни старались, обязательно найдутся недовольные, которые будут роптать на то, что им не предоставили право выбора. Поэтому распределите время следующим образом: на каждый день запланируйте по одному обязательному групповому мероприятию (посещение музея, аквапарка, дельфинария, дегустация вин) и пару мероприятий на выбор, для которых не требуется предварительная бронь (прогулка по набережной, пикник на природе, поход в ночной клуб или парк развлечений). В плотном графике оставьте «окошко» для спонтанных идей и будьте готовы в любой момент внести коррективы в свои планы.
Организуйте поездку из пункта А в пункт Б Если вы выезжаете из одного и того же населённого пункта, закажите билеты на самолёт , поезд , автобус сразу для всех участников группы. Возможно, перевозчик сделает для вас скидку. Прибываете в конечный пункт назначения из разных городов? Поощряйте остальных участников приехать в один и тот же день, если это возможно. Запишите время прибытия каждого, чтобы быть в курсе задержек и избежать путаницы. Если во время поездки вы планируете арендовать машину, задумайтесь о преимуществах аренды сразу двух или нескольких небольших авто — это позволит группе время от времени разделяться.
Централизованно управляйте финансами группы Вы, как организатор путешествия, можете взять на себя управление финансами группы. В смету поездки включите расходы на аренду жилья, трансфер от аэропорта, совместное посещение экскурсий и прочие мероприятия. Эти статьи помогут вам определить, сколько должен вложить в общий котёл каждый участник поездки. Чтобы упростить расчёты, воспользуйтесь одним из приложений для управления общими финансами (SplitWise, «Дзен-мани»), с помощью которого вы сможете рассчитывать пропорциональные взносы в сумму, переводить деньги с карты на карту и учитывать курсы валют при обмене.
Заручитесь помощью других участников поездки Не пытайтесь взвалить на свои плечи решение всех организационных вопросов, делегируйте полномочия участникам группы. Пусть кто-то организует трансфер от аэропорта, кто-то составит список развлечений и интересных экскурсий, а кто-то позаботится о питании во время поездки. В идеале нужно распределить все поручения между участниками, а за собой оставить функцию контроля. Сообща вы сможете подготовиться к путешествию намного быстрее, чем в одиночку.
Теперь вы знаете, как спланировать групповую
поездку. Не сомневайтесь в своих силах, тщательно продумайте все детали, пользуйтесь удобными приложениями для смартфона, делегируйте полномочия, и тогда организованная вами поездка может стать самым крутым и незабываемым путешествием в вашей жизни.
- Как спланировать поездку группой за границу